Généalogie et ISO 9000 ?!?
Attention ce qui suit est une analyse très personnelle de la norme ISO 9000. Elle n'engage que moi et est limitée au cadre de la généalogie de loisirs.
Cette norme qui est apparue il y a une 15aine d'année
est assez injustement appelée norme relative à la qualité. J'explique
sous le texte en italique pourquoi. Elle
est de plus en plus répandue dans les entreprises, meme les plus
petites. Voici ce qu'en dit l'AFNOR http://planete.afnor.fr/v3/iso_9000/
La démarche qualité dans l'entreprise
(telle que définie dans la série des normes ISO 9000) apporte :
L'amélioration de la compétitivité et la diminution des coûts.
En effet, une démarche qualité induit une optimisation et une
rationalisation de l'organisation par la mobilisation des
ressources de l'entreprise au service des clients, et par la réduction
des défauts et des coûts associés.
Concretement cette norme fige les manières de travailler : on écrit une première fois ce qu'on fait puis on fait ce qu'on a écrit. On peut donc continuer à produire le meme produit de qualité médiocre mais de manière toujours identique. Ce n'est pas de la qualité c'est de la répétabilité. Le problème de faire uniquement ce qu'on a écrit c'est que le jour où on tombe sur une situation inédite, on ne fait rien en attendant d'avoir écrit une procédure adéquate, qui doit être visée, vérifiée et approuvée. Ca ne marche donc pas pour certains métiers qui demandent beaucoup de réactivité. La première chose à faire dans un système ISO 9000 c'est de rédiger la "procédure de rédaction d'une procédure" et je connais certains qui ont tenu un an dessus.
Cette norme insiste énormément sur la traçabilité
(l'identification des sources, l'enregistrement des écrits...) C'est
là le rapport que je vois avec la prise de concience actuelle a
inculquer aux généalogistes amateurs. Ce rapport se situe sur
deux plans :
a) l'identification des sources et sa traçabilité
b) l'organisation
Donc j'invite mes petits camarades généalogistes
à se prendre en main et à appliquer les bons côtés de la
norme. Ils peuvent volontier oublier la procédure de rédaction
d'une procédure. Pour ce qui est de l'organisation c'est
relativement facile à mettre en place. On a tous une méthode de
classement, il suffit juste d'expliquer ce qu'on fait en pensant
aux générations futures. Pensez aussi à expliciter votre méthode
de travail, ça aidera vos successeurs mais cela vous permettra
aussi de rationnaliser vos déplacements aux AM, AD, AN...
Comment notez vous sur vos fiches quelles en sont les sources,
comment identifiez-vous que vous avez exploité une source à 100%.
Avez-vous pu obtenir une copie de la source ?
Appliquer la norme à nos généalogies voudrait dire :
- faire un écrit décrivant précisément ce qu'on fait lorsque
l'on a une nouvelle information, ceci pour permettre à nos
descendants éventuels de reprendre le travail sans se dire 'il
ne classait rien, le vieux' ;-))
- avoir un classeur reprennant toutes les entrées d'informations
(un index qui renvoie vers les classeurs d'informations)
- avoir des classeurs où sont stockées ces informations.
- avoir un lexique des mises à jour de la base.
Attention la norme oblige a avoir le double papier
de tout ce qui est informatisé (à mon avis c'est 15% de la précaution,
85% une mesure réactionnaire). Il faudrait donc imprimer tous
les mails que l'on reçoit :-)))
Remarque : ça n'empèche pas d'avoir une
base de mauvaise qualité : on peux toujours écrire que Louis
XXXVI est le fils de Jacques Chirac si l'un de ces deux
personnages a confirmé par écrit cette absurdité et que le-dit
écrit est bien classé .
ISO 9000 se décompose en deux parties (ISO 9001 qui concerne toutes les études, et ISO 9002 qui concerne la production) Les entreprises commencent par essayer d'être 9002 avant 9001. Pour nous ça voudrait dire avoir un site à la norme avant d'avoir une base à la norme. Pour le site ça veut dire pricipalement avoir une page de mises à jour. Ce site est un mauvais exemple mais mon site CousinsGenWeb est ISO dans l'esprit.
Les pro-ISO9000 diront que ça ne coute rien
puisque ça élimine les frais dus aux erreurs de non répétabilité.
Les anti-ISO9000 sont obligés de fermer leur
gueule dans les entreprises car ça n'est pas à la mode de dire
que c'est du foutage de gueule tant que le produit est une sous-merde.
(ça c'est un point de vue de technicien, le manager plus
pragmatique dit que tant que les commerciaux le vendent et tant
que les clients achètent, tout va bien)
Il existe d'autres normes 'qualité' plus orientées
produit et qui ont donc plus mes faveurs. Entre autres : QS 9000
la norme automobile, AQAP 120 la norme militaire, QUALIFAS la
norme aérospatiale....
Merci à Marie-France Fournier pour toutes ses critiques constructives sur l'élaboration de cette page.